Cálculo para tener en cuenta al delegar tareas

Uno de los retos que debe vencer una persona emprendedora es la de responder a la siguiente pregunta: ¿cuándo delegar una tarea que realiza ella misma? Esto se debe a que, al crecer, el número de tareas del mismo tipo incrementa. En este artículo comparto contigo lo que hago para vencer este reto desde las matemáticas con un sencillo cálculo, ya que montar un blog requiere ya de cierto emprendimiento. No esperes algo mágico ni avanzado; más bien, básico.

En primer lugar, debemos ser conscientes que habrá una multitud de factores, pero solamente podemos tener en cuenta unos pocos. No obstante, esto no debe echarnos atrás porque suele bastar con esos pocos, si los elegimos bien. Una prueba de ello la tenemos en que hoy en día ha pasado mucha gente por todos los rincones del mundo laboral. Así que es posible ir adelante con nuestro propósito, a pesar de que no saberlo todo.

En segundo lugar, se puede producir que un factor desmienta otro. Por ejemplo, evidentemente la tarea de descansar, no se puede delegar. De modo que, estar siempre espabilados, será una manera de luchar contra el reduccionismo que nos vemos abocados a realizar. Otra manera para vencer el reduccionismo es ampliar nuestros conocimientos.

Con lo cual, y como tercer punto previo, lo que te voy a decir te servirá durante un periodo de tiempo, pero cuando des otro salto cualitativo en el emprendimiento, tal vez ya no sea suficiente. O tal vez antes de ese salto.

Mi repuesta es la siguiente: debemos delegar una tarea cuando sea rentable y el resultado es de calidad similar o aceptable.

Si estás dentro del tema de la rentabilidad sabrás calcular cuánto le cuesta a la empresa o al proyecto realizar la tarea por tu cuenta y cuánto cobran por delegar dicha tarea junto con lo que pasa a costarte revisar el trabajo hecho por una tercera parte. De todos modos, voy a mostrarte cómo realizo ese cálculo. Más adelante ofrezco un ejemplo que funciona lo dicho y otro donde no funciona.

El cálculo

Previamente, conseguimos el precio hora según el salario bruto, mediante esta división:

\(coste\ hora=\frac{salario\ anual}{1750}\)

Normalmente, las horas anuales son 1750, aunque puede variar. El salario debe incluir la seguridad social y todo aquel coste adicional para la empresa o nuestro proyecto. Con esto ya puede comparar el coste de realizar tú la tarea con que la realice un empleado o automatismo.

Para ello, se multiplica el nombre de horas que dedicas a dicha tarea por el coste de hora más los materiales y compararlo con lo que te cuesta el delegar más lo que te cuesta revisar la tarea de la tercera parte (teniendo en cuenta las horas).

¿coste_hora·#horas_tarea + materiales > coste_tarea+coste_revisión?

Muchas veces esto puede ser insuficiente. Por ejemplo, imagínate que quieres entregar un trabajo antes y estés dispuesto a pagar un poco más por ello y cumplir con el plazo de entrega. También puede ser al revés; tal vez tengas mucha disponibilidad de tiempo y prefieras ahorrarte ese gasto.

Advertencia: hay tareas que debes realizarlas solamente tú y no se pueden delegar.

Me ronda por los recuerdos esa frase que leo en los sobres de azúcar cuando voy a tomar café y hacer un poco de vida social. Este dice: “Si quieres llegar pronto, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado”. No la he puesto en práctica y aunque sea bonita es errónea. La crítica es: depende…

Ejemplo

Recuerdo que los estudiantes de la facultad de biología nos comentaban que la limpieza del laboratorio estaba delegada de manera parcial. Así el instrumental delicado debían limpiarlo ellos mismos junto con los profesores. Además, había materiales que no se debía tocar. Esta división era difícil de expresar, por lo que cortaban por lo sano y el servicio de limpieza se ceñía a pocas labores. Me quedo en la idea de que, aunque era poco, se delegaba porque era rentable.

Un ejemplo de cuando no funciona

Un error que vemos y sufrimos los emprendedores académicos es delegar la toma de apuntes. Su coste aparentemente se reduce a 0h, la supervisión o revisión no se hace porque a lo mejor incluso son mejores que los nuestros. Visto así parace que todo sean ventajas en apariencia.

Sin embargo, ¿qué ocurre? Luego al estudiar los apuntes ya no es lo mismo. Cuesta mucho más tiempo entender, recordar y aplicar el contenido porque es nuevo y los apuntes al fin y al cabo son una reducción de lo que cuenta el o la profesora. Esas horas que no hemos estado en clase se notan en el resto del proceso. Cuesta ver que no ir a clase en vez de ahorrar tiempo, luego te cuesta más horas realizar las siguientes tareas.

Dicho lo anterior, uno puede caer en la dinámica de no tener tiempo y seguir delegando, pero cada vez la realización de las demás tareas le costarán más. Así que se compara con los demás y se ve inferior. Como no puede cambiarse a sí mismo, antes de terminar el curso. Vuelve a delegar, para ahorrar costes. Otra vez aumentan las horas de las demás tareas… y sigue.

Lo dicho anteriormente no es fácil de ver. Esta sería una forma de pensar sistémicamente: ver que las duraciones de las tareas están relacionadas unas con otras. Actualmente, la interiorización de la visión sistémica es un reto.

Agradecimientos

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Encantados de verte.

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